Homeoffice Teil 2

Homeoffice Teil 2

Das Homeoffice nach eigenen Wünschen einrichten

Ist der Wunsch vom Homeoffice erst einmal erfüllt, geht es an die strategische Planung des neuen Arbeitsplatzes. Denn eines ist sicher: Alleine die Idee, dass man sich einfach mit den Laptop an den Küchentisch oder gar den Wohnzimmertisch setzt, sollte von Beginn an verworfen werden. Das würde nicht nur eine zu starke Vermischung zwischen dem privaten Leben und dem beruflichen Leben bedeuten, es kann im schlimmsten Fall sogar zu gesundheitlichen Problemen führen. Dass Du heute an deinem normalen Schreibtisch so sitzt, wie du es tust, hat nämlich auch gesundheitliche Aspekte. Aber wie richtest Du dein Arbeitszimmer in den eigenen vier Wänden nun richtig ein? Und wie sieht es mit den Kosten aus?

Die Geldfrage: Wer übernimmt die Kosten für das Homeoffice?

Generell gibt es keinen wirklichen Anspruch darauf, dass der Arbeitgeber sich an der Einrichtung eines Arbeitsplatzes in den vier Wänden des Arbeitnehmers beteiligt. Gibt es eine offizielle Regelung für das Homeoffice, werden in der Regel ein eigener Rechner und das Telefon zur Verfügung gestellt. In vielen Fällen gibt es auch die Absprache, dass ein Anteil an den Handykosten für das eigene Telefon des Arbeitnehmers vom Arbeitgeber getragen wird. Anders sieht es aber bei der grundsätzlichen Einrichtung wie dem Schreibtisch, dem Stuhl oder dem Büro selbst aus. Hier ist es eher unüblich, dass sich der Arbeitgeber daran beteiligt. Natürlich kann es Sonderabsprachen geben, diese haben dann aber nur den rechtlichen Faktor einer mündlichen Absprache.

Ein kleiner Trost: Die Kosten für die Einrichtung eines Arbeitsplatzes können zumindest teilweise bei der Steuer veranschlagt werden. Hier muss für das Finanzamt aber klar ersichtlich sein, welcher Part für die Arbeit von Bedeutung ist und wo die Grenze zur Anschaffung von privaten Gegenständen gezogen wird.

Die Grundlagen für die Einrichtung des Homeoffice

Generell findet bei der Einrichtung des Arbeitsplatzes in den eigenen vier Wänden auch die Arbeitsstättenverordnung Anwendung. Theoretisch ist der Arbeitgeber sogar verpflichtet zu prüfen, ob diese Verordnung eingehalten wird. In der Praxis ist es vor allem im Sinne des Arbeitnehmers selbst, dass er in einer guten und gesunden Haltung arbeitet. Die folgenden Bereiche sollten bei der Einrichtung mit besonderer Aufmerksamkeit bedacht werden:

Schreibtisch: Auch wenn Du es vielleicht unterschätzt, ein guter Schreibtisch spielt – gerade in Kombination mit dem Bürostuhl – eine ganz entscheidende Rolle. Denn wer nur ab und an mal im Homeoffice arbeitet, hat mit dem Esstisch sicher kein Problem. Langfristig geht es aber nicht nur auf die Konzentration, sondern auch auf die Gesundheit. Ein guter und solider Tisch, auf dem alle Arbeitsmaterialien Platz finden und der die richtige Höhe hat, ist dabei entscheidend. Praktischer Nutzen überwiegt hier dem Aussehen – wie es auch im Büro der Fall ist.

Schreibtischstuhl: Der Stuhl ist noch ein wenig wichtiger. Diesen solltest du in verschiedenen Höhen verstellen können und er muss die Grundlagen ergonomischen Sitzens erfüllen. Vermutlich würde der private Gaming-Stuhl auch seinen Zweck erfüllen, auch hier gilt aber zu bedenken, dass Du in der Regel mehrere Stunden in ganz anderer Position vor dem Rechner verbringen wirst.

Computer: Sofern der Computer vom Unternehmen gestellt wird, ist hier natürlich nur zu bemerken, dass er auch im Homeoffice nicht nebenher für private Dinge genutzt werden darf. In dem Fall, in dem man zu einem privaten Rechner greift, sollte ein Extra-Bereich nur für die Arbeit verfügbar sein. Im besten Fall sollte in Absprache mit dem Arbeitgeber ein eigenes Gerät angeschafft werden. Nur so können die Ansprüche an IT-Sicherheit und Datenschutz erfüllt werden.

Umgebung: Natürlich darf auch die Umgebung bei der Einrichtung nicht fehlen. Alles in allem geht es auch darum, dass man gut und produktiv arbeiten kann. Ein Fernseher im Arbeitszimmer ist daher tabu. Stattdessen geht es um beruhigende Dekoration, um Hilfen für die Konzentration, gutes Licht und einige Pflanzen. Vor allem bei der Beleuchtung sollte nicht gespart werden, da diese nicht nur einen Einfluss auf die Konzentration, sondern auch die Gesundheit hat.

Mit diesen vier Basics ist der Arbeitsplatz generell gut für die tägliche Arbeit vorbereitet. Nun geht es darum, dass die Prozesse aus dem Büro ebenfalls gut in das neue Arbeitsleben im Homeoffice überführt werden. Vor allem im Bereich der Programme gibt es hier einige Möglichkeiten, die man für eine bessere Kommunikation und eine hohe Effizienz nutzen sollte.

Und sonst so? Kommunikation, Meetings und Co im Homeoffice

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So wie sich das Internet entwickelt, so entwickeln sich auch die Prozesse und Methoden für die Zusammenarbeit zwischen Büro und Homeoffice. Viele Arbeitnehmer haben zwar inzwischen die Möglichkeit, ihre Arbeit vom heimischen Büros aus zu erledigen, trotzdem wird ein hoher Anspruch an Teambuilding und Kommunikation gestellt. Wie sieht es beispielsweise mit Meetings, mit Absprachen mit Kunden und den generellen Möglichkeiten für den Kontakt mit den Kollegen aus?

Neben den oben beschriebenen Dingen sollte daher auch ein gutes Headset und eine gute Webcam vorhanden sein. Mit diesen ist es in der heutigen Zeit nicht nur möglich, die Gespräche mit den Kunden und Kollegen über Voice over IP zu führen, auch Videomeetings sind möglich. Auch, wenn es auf den ersten Blick ungewohnt erscheint und man vielleicht zwei oder drei Sessions braucht, ehe man sich an das “Caming” gewöhnt hat, ist es eine gute Form, wie der Kontakt mit den Kollegen weiter aufrecht erhalten werden kann.

Alles in allem ist die Einrichtung des Homeoffice also gar nicht so schwer. Wichtig ist hier die Absprache mit dem Arbeitgeber. Dabei kommt es darauf an, was dieser zur Verfügung stellt und wie hoch die mögliche Beteiligung an den Anschaffungen ist. Langfristig ist es vor allem wichtig, dass man sich in den eigenen vier Wänden einen Bereich schafft, der alleine für die Arbeit gedacht ist. Wie Du diesen optimal nutzen kannst und auf welche Techniken dir dabei helfen, Deine Produktivität im Homeoffice oben zu halten, wirst du im nächsten Artikel erfahren.